Koszty reprezentacyjne – czym są i czy da się je odliczyć?

Koszty reprezentacyjne – co to jest?

Koszty reprezentacyjne to te, które ponosisz – jak sama nazwa wskazuje – reprezentując swoją firmę. Tego typu koszty nazywane są “kosztami mieszanymi” ponieważ nie mają w 100% charakteru biznesowego – w pewnym stopniu mieszczą się w sferze prywatnej.
Co zatem możemy zaliczyć do kosztów reprezentacyjnych? Wszystko to, co dajesz klientowi, ale nie otrzymujesz w zamian niczego oprócz jego zaufania i przywiązania do Twojej marki – prezenty firmowe, obiady, imprezy biznesowe, spotkania, przyjęcia itd. Do kosztów mieszanych zaliczamy także wyjazdy w celach służbowych i wszystko, co się z nimi wiąże.

Zasady odliczania kosztów reprezentacyjnych

Wyróżniamy 2 możliwości odliczania kosztów mieszanych:

1. Próg

Próg dotyczy raczej większych przedsiębiorstw, które wydają zdecydowanie więcej pieniędzy na koszty reprezentacji. W 2022 roku minimalna kwota, od której możesz je odliczyć to 4700 euro.

Jak to działa?

Załóżmy, że Twoje wydatki reprezentacyjne w 2022 roku wyglądały następująco:

• 2000 euro wydałeś na koszty podróży i zakwaterowania;
• 3800 euro na zorganizowanie imprezy firmowej;
• 700 euro pochłonęły kolacje biznesowe;
• 300 euro kosztował Cię bilet lotniczy na seminarium.

Łączna kwota to 6800 euro. Maksymalny koszt podróży i zakwaterowania zarówno dla pierwszej, jak i drugiej możliwości odliczania wynosi 1500 euro, przekroczyłeś ten próg o 500 euro, dlatego musisz je teraz odjąć:

6800 euro – 500 euro = 6300 euro.

Przekroczyłeś wymagany próg, dlatego możesz odliczyć: 6300 euro – 4800 euro = 1500 euro na koniec roku.

2. 80/20

Jeśli prowadzisz małe przedsiębiorstwo i nie jesteś w stanie przekroczyć wymaganego progu, możesz zdecydować się na inną formę odliczania.

Jak ona działa? Możesz odliczyć 80 procent kosztów reprezentacyjnych i sam zapłacić 20%.

Załóżmy, że Twoje wydatki w 2022 roku wyniosły:

• 1200 euro na kolacje biznesowe;
• 1600 euro na koszty podróży i zakwaterowania;
• 300 euro na bilet na seminarium.

Suma wynosi 3100 euro. Od tego musisz odliczyć “nadprogramowy” koszt podróży i zakwaterowania, czyli 100 euro. Możesz więc odliczyć 80% od 3000 euro, w tym przypadku będzie to 2400 euro.

Pamiętaj, że niektóre z kosztów reprezentacyjnych podlegają odliczeniu w całości, a inne tylko częściowo. Możesz ponosić też wydatki, do których w ogóle nie stosuje się próg.

Możliwe rodzaje kosztów i sposób ich odliczenia:

W 100% odliczalne:

• Literatura fachowa – czyli książki, czasopisma, które kupujesz, by poszerzać swoją wiedzę i doskonalić swój fach.
• Odzież robocza – możesz ją odliczyć wówczas, gdy jest specjalistyczna i służy wyłącznie do noszenia w pracy (czyli np. Mundur), jeśli zaś mógłbyś chodzić w niej poza pracą, powinna mieć na sobie logo firmy o minimalnej wielkości 70 cm2.
• Biznesowy lunch lub kolacja w pracy, pod warunkiem, że produkty pochodzą z supermarketu;
• Koszty reklamy – np. banneru w czasopiśmie;
• Koszty transportu publicznego lub biletu lotniczego w celu podróży służbowej.

Częściowo odliczalne:

• Koszty studiów – podlegają odliczeniu w całości, jeśli poszerzyłeś swoją wiedzę zawodową. Jeśli zdobyłeś wiedzę z innych dziedzin niż tylko ta, którą się zajmujesz, koszty te nie podlegają odliczeniu;
• Prezenty firmowe – np. prezenty na święta;
• Wyjazdy studyjne;
• Koszty podróży i zakwaterowania, maksymalnie 1500 euro rocznie.

Koszty niepodlegające odliczeniu:

• Eleganckie ubrania – np. spódnica, elegancka koszula, garnitur itp.;
• Kolacja w lokalu gastronomicznym lub zamówienie firmy cateringowej (tutaj można zastosować zasadę 80/20);
• Prawo jazdy;
• Wizyta u kosmetyczki czy fryzjerki.

Podsumowanie

Jeśli prowadzisz firmę, doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, jak ważne jest reprezentowanie jej na rynku. Nawet niewielkie upominki dla klientów czy imprezy firmowe mogą wpłynąć na postrzeganie Ciebie i Twojej marki. Wydając pieniądze miej świadomość, które koszty możesz odliczyć i w jaki sposób – dzięki temu będziesz mieć większą kontrolę nad wydatkami swojej firmy.