Administracja i księgowość na początek – co musisz wiedzieć?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej to nie tylko sporo pracy, ale także mnóstwo terminów i przepisów, o których trzeba pamiętać. Jeśli dopiero zaczynasz pracować jako CEO, spokojnie, mamy dla Ciebie kilka wskazówek, abyś mógł zapanować nad administracją i księgowością w Twojej firmie. O czym powinieneś pamiętać? Na co musisz zwrócić szczególną uwagę? Odpowiadamy na wszystkie pytania! 

Administracja firmy – wymagania według Belastingdienst 

Belastingdienst  to nic innego jak Administracja Podatkowa i Celna. Ta instytucja jasno określa swoje wymagania względem administracji i księgowości w Twojej firmie. Jakie dokumenty powinieneś trzymać? 

• Wszystkie faktury – te, które wystawiłeś, te, które otrzymałeś, kopie itp.,
• zestawienia transakcji, 
• administracja gotówką (https://www.kvk.nl/download/Tips%20voor%20uw%20administratie_tcm109-413733.pdf), 
• umowy i korespondencję z klientami, dostawcami i kontrahentami, 
• karty czasu pracy – liczba godzin spędzona w firmie, 
• administracja podróży samochodem i/lub transportem publicznym, 
• podatki, zarówno VAT, jak i podatek dochodowy,
• korespondencja biznesowa taka jak listy, e-maile, wyceny, broszury, faksy, umowy, 
• umowa wzorcowa (dawniej VAR).

Jak długo należy przechowywać dokumenty firmowe?

Każdy przedsiębiorca musi przechowywać dokumenty firmowe takie jak np. dokumentacja pracownicza, dokumenty rachunkowe, inwentaryzacyjne, zgłoszeniowe, rozliczeniowe i wiele więcej. W Polsce dla przykładu przez 5 lat musisz przechowywać: dokumenty rachunkowe: księgi rachunkowe, pozostałe dowody księgowe i dokumenty, dokumenty inwentaryzacyjne, kopie rachunków, kopie i oryginały faktur, dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe i płatnicze ZUS.

Źródło: https://archivio.pl/

Jak sprawa wygląda w Holandii? O okresie przechowywania dokumentów krąży wiele mitów. Wszystkie dokumenty związane z nieruchomościami (wynajmem, zakupem itp.) należy przechowywać co najmniej 10 lat. Dokumenty “podstawowe” takie jak np. księga główna, administracja zapasami, administracja płacowa, administracja zakupami i sprzedażą czy informacje o dłużnikach i wierzycielach powinieneś przechowywać co najmniej 7 lat. 

Jak przechowywać dokumenty? 

Z początku przechowywanie papierowych dokumentów to nie problem, jednak na pewno prędzej czy później zorientujesz się, że Twój dom czy biuro zamienia się w miejsce niczym z horroru. Wszędzie leżą dokumenty, a Ty nie wiesz, jak nad tym zapanować. Masz dwie możliwości – zorganizować dodatkową przestrzeń lub przechowywać dokumenty online. Najlepszą opcją jest zlecenie prowadzenia księgowości i administracji firmie, która dokładnie wie, co przechowywać, jak długo i jak to uporządkować. Alternatywą może być skanowanie dokumentów i przechowywanie ich np. w chmurze. 

Która opcja jest najlepsza? Odpowiedź na to pytanie znasz tylko Ty. Wszystko zależy od tego, czy czujesz się na siłach, aby samodzielnie pilnować terminów i dokumentów. Jeśli podejrzewasz, że łatwo będzie Ci się w tym pogubić, skontaktuj się z nami. Pomożemy!