Wielu przedsiębiorców w Holandii zastanawia się, czy na fakturze dla klienta prywatnego („particulier”) trzeba podawać jego dane osobowe – imię, nazwisko czy adres.
Odpowiedź brzmi: nie zawsze. Wszystko zależy od tego, komu i w jakim celu wystawiasz fakturę.
???? 1. Faktura dla osoby prywatnej (B2C)
Jeśli Twoim klientem jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nie musisz umieszczać jej danych osobowych na fakturze.
Wystarczy, że wskażesz w tym miejscu słowo „Particulier” lub pozostawisz pole puste.
Co powinna zawierać faktura B2C:
- nazwa i adres Twojej firmy,
- numer KvK (rejestr handlowy),
- numer BTW (VAT),
- numer faktury,
- data wystawienia,
- opis wykonanej usługi lub sprzedanego towaru,
- kwota netto, stawka i kwota VAT,
- kwota brutto (łącznie z VAT),
- sposób płatności (np. contant betaald – zapłacono gotówką).
???? W przypadku transakcji krajowych (wewnątrz Holandii) nie ma obowiązku identyfikowania klienta prywatnego z imienia i nazwiska.
Faktura w takiej formie w pełni wystarcza do rozliczeń z Belastingdienst.
???? 2. Faktura dla firmy (B2B)
W transakcjach między firmami sytuacja wygląda inaczej.
Jeśli wystawiasz fakturę dla innej firmy, musisz umieścić:
- pełną nazwę i adres firmy,
- numer BTW nabywcy (jeśli jest zarejestrowany w systemie VAT),
- numer faktury, datę i opis transakcji.
Brak tych danych może być problemem przy kontroli podatkowej – zarówno dla Ciebie, jak i dla kontrahenta, który chce odliczyć VAT.
✍️ 3. Dobra praktyka: imię i miasto
Choć nie ma obowiązku, wielu przedsiębiorców w branżach usługowych (np. auto detailing, fryzjerstwo, kosmetyka) wpisuje na fakturze np.:
„Jan K. – Rotterdam”
To nie jest wymagane, ale ułatwia:
- rozpoznanie klienta przy kolejnych usługach,
- obsługę reklamacji,
- archiwizację faktur.
⚖️ 4. Co mówi urząd skarbowy (Belastingdienst)
Belastingdienst jasno określa, że faktura dla osoby prywatnej nie musi zawierać danych klienta, o ile:
- sprzedaż odbyła się w Holandii,
- klient nie prowadzi firmy,
- a dokument ma służyć tylko w celach księgowych sprzedawcy.
Więcej szczegółów znajdziesz na stronie: belastingdienst.nl – Factuurvereisten
✅ Podsumowanie
Typ klienta Czy trzeba podać imię i nazwisko? Uwagi
Osoba prywatna (Particulier) ❌ Nie „Particulier” wystarczy
Firma (B2B) ✅ Tak Nazwa, adres, numer BTW obowiązkowe
Praktyka biznesowa ???? Zalecane Można dodać skrócone dane dla porządku
???? Podsumowanie eksperta
Faktura dla osoby prywatnej w Holandii nie wymaga podawania imienia i nazwiska klienta. Wystarczy słowo „Particulier” oraz kompletne dane sprzedawcy.
Jeśli jednak chcesz zachować lepszy porządek w dokumentach, możesz dodać imię i miasto klienta – to dobra praktyka, ale nie obowiązek.
