W Holandii prowadzenie działalności jako ZZP (Zelfstandige Zonder Personeel) oznacza pełną odpowiedzialność za księgowość. Wielu przedsiębiorców bagatelizuje jednak kwestię dokumentów kosztowych – szczególnie wtedy, gdy wydatki przekraczają 100 €.
Czy paragon w takiej sytuacji wystarczy? Odpowiedź brzmi: nie zawsze.
Paragon do 100 € – kiedy jest uznawany za fakturę?
Jeśli kwota zakupu (z VAT) nie przekracza 100 €, paragon może zostać uznany za tzw. „vereenvoudigde factuur” – uproszczoną fakturę. Warunek? Dokument musi zawierać:
- datę zakupu,
- nazwę i adres sprzedawcy lub jego numer KvK,
- opis towaru lub usługi,
- cenę brutto oraz wskazanie VAT.
Przykład: Kupujesz materiały biurowe za 45 €. Paragon z HEMA zawiera wszystkie dane, więc możesz odliczyć VAT.
Koszty powyżej 100 € – obowiązkowa faktura
Jeśli wydatek przekracza 100 €, paragon nie wystarczy. Musisz otrzymać pełną fakturę (factuur) z:
- Twoimi danymi firmowymi (nazwa, adres, numer BTW),
- numerem faktury, wyszczególnionymi stawkami i kwotami VAT.
Przykład: Kupujesz komputer za 1 200 € w MediaMarkt – musisz poprosić o fakturę na firmę, inaczej Belastingdienst może zakwestionować odliczenie VAT.
Najczęstsze błędy ZZP
- Używanie paragonu powyżej 100 € jako dowodu kosztu – fiskus tego nie uzna.
- Brak danych sprzedawcy na paragonie – paragon bez adresu lub VAT jest bezwartościowy.
- Zagubione dokumenty – przepisy wymagają archiwizacji przez min. 7 lat (w budowlance – 10 lat).
Jak uniknąć problemów z Belastingdienst?
- Proś o fakturę przy każdym wydatku >100 €.
- Sprawdzaj zawartość paragonów – jeśli brakuje VAT, poproś o „uitgebreide kassabon”.
- Archiwizuj elektronicznie – aplikacje jak Moneybird, Visma, Rompslomp automatyzują przechowywanie i skanowanie faktur.
- Miej jasną procedurę zakupów – ułatwi to pracę księgową i odliczanie podatków.
Co grozi za brak faktury powyżej 100 €?
- Utrata prawa do odliczenia VAT (nawet przy dużych zakupach).
- Korekty podatkowe i dopłaty w razie kontroli.
- Możliwe sankcje finansowe przy rażących zaniedbaniach.
Przykłady z życia ZZP
- Zakup narzędzi w Bauhaus za 220 € – bez faktury nie odliczysz VAT.
- Kolacja biznesowa za 110 € – paragon bez danych Twojej firmy nie będzie uznany.
- Abonament oprogramowania (np. Adobe) za 250 € – musisz poprosić o fakturę.
Podsumowanie
- 100 € to granica, po której paragon nie wystarcza.
- Dbaj o poprawne faktury i paragony – to podstawa bezproblemowej księgowości w Holandii.
